STUDI KASUS
HANK KOLB, DIRECTOR OF QUALITY ASSURANCE
I. Pendahuluan
Kasus ini membahas mengenai beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Hank Kolb di perusahaannya, Greasex Manufacturing Plant. Hank Kolb sendiri baru 1 (satu) bulan diangkat sebagai Director of Quality Assurance oleh Morganthal, General Manager dari Greasex Manufacturing Plant, dan dipercaya untuk mengatasi masalah penurunan kualitas, produktifitas, dan perputaran spiral yang sedang melanda pada perusahaan tersebut.
Greasex Manufacturing Plant adalah suatu perusahaan pengisian bahan pelarut (gasoline) kedalam tabung spray berteknologi tinggi dengan jumlah karyawan 1.200 orang.
Hank Kolb memulai pekerjaannya dengan melakukan penggalian informasi untuk mengetahui keadaan apa yang terjadi di perusahaan tersebut dan mencari solusinya.
II. Permasalahan dan Tantangan
Beberapa informasi permasalahan yang diterima oleh Hank Kolb adalah sebagai berikut :
1. Quality Control
- Ada masalah pada filling equipment dimana terdapat kelebihan tekanan didalam tabung sehingga beberapa tabung bertekanan melebihi batas spesifikasinya.
- Production rate belum maksimal karena masih 50% memenuhi standar, kl. 14 kasus per shift.
- Terdapat perbedaan kepentingan antara Mac Evans, sebagai Inspector line yang bertugas menahan dan mencatat produk reject dan perlu diolah kembali, dengan Wayne Simmons sebagai First Line Inspector yang mendapat tekanan akibat target produksi pabrik dimana beberapa kali Wayne memaksa untuk meloloskan produk reject agar dapat memenuhi target produksinya.
Operator filling equipment belum berpengalaman dan tidak mempunyai pendidikan formal dibidang ini. Dia baru saja dipindahkan dari bagian shipping dua minggu yang lalu, dan dalam menjalankan peralatan tersebut hanya berdasarkan pelatihan yang diberikan oleh Wayne.
Ketika Mac melakukan pengecekan pada tabung-tabung bertekanan tinggi, operator tidak ada di tempatnya, dan Mac hanya mengetahui material yang reject dari Wayne pada saat shift telah selesai.
3. Plant Maintenance
a. Bagian utama dari peralatan pengisian otomatis ini telah dibeli 2 (dua) tahun yang lalu, namun digunakan untuk produk yang lain, yakni sejak 6 (ernam) bulan yang lalu digunakan pada Greasex line dan telah berhasil menyelesaikan 12 (duabelas) pekerjaan perbaikan selama bulan terakhir. Peralatan tersebut telah diadaptasikan oleh pabrik untuk mengencerkan kekentalan dimana sebenarnya alat tersebut tidak didisain untuk itu. Sehingga ini dapat dikatakan termasuk disain pengisian khusus.
b. Tidak ada skedul pemeliharaan terhadap peralatan tersebut
c. Bagian sensitif dari filling head telah diganti sebanyak 3 (tiga) kali dalam 6 (enam) bulan terakhir.
d. Jangka waktu mesin tidak beroperasi karena berbagai hal adalah tidak standar, yakni 15% dari jangka waktu yang sesungguhnya.
4. Purchasing
Tutup pipa semprot plastik pada tabung greasex yang didisain dengan bentuk baru oleh vendor pada saat perusahaan sedang meneriman order dalam jumlah besar, sering ditemukan sedikit gangguan pada lingkaran bagian dalam, yang menyebabkan timbul masalah ketika memasangkan tutup ke tabung. Problem tersebut dapat dipecahkan dengan menambah tekanan pada filling head melalui penyesuaian maintenance, setidaknya dapat memaksa tutup plastik tetap terpasang meskipun ada gangguan. Bagian pembelian akan membicarakan hal ini dengan sales representative dari vendor nozzle head pada saat kunjungan mereka selanjutnya.
5. Product Design dan Packaging
o Kaleng telah didisain bergelombang untuk memudahkan digenggam oleh pemakai. Menurut marketing research, hal ini penting karena akan membuat Greasex tampak berbeda dibandingkan para pesaingnya.
o Namun belum ada pengujian dari efek bergelombang pada kecepatan pengisian atau pengisian hydrodinamics dari pengisian bertekanan tinggi.
Hank Kolb menduga bahwa disain baru tersebut adalah yang menyebakan risiko ketika pengisian, namun unit pengemasan tidak sependapat.
6. Manufacturing Manager
Manager Manufacturing berada dibawah tekanan dari Morganthal untuk perbaikan biaya dan mengurangi waktu pengiriman. Dia menyatakan bahwa sebenarnya rework area memang lolos karena Wayne (FISRT LINE INSPECTOR) telah mengeceknya dengan tangannya dan akan membicarakan mengenai kejadian tersebut pada Wayne.
7. Marketing
Masuknya Greasex ke pasar secara tiba-tiba untuk mengalahkan kompetitor dan promosi iklan yang saat ini sedang berlangsung bertujuan untuk meningkatkan perhatian konsumen terhadap produk Greasex. yang selanjutnya mengakibatkan Greasex kebanjiran order.
Produksi harus tetap berjalan meskipun ada sedikit yang diluar spec namun dapat ditoleransi dengan pertimbangan “lebih baik untuk melihat produk tersebut terpajang di rak toko daripada tidak sama sekali. Siapa yang peduli apakah labelnya sedikit 'bengkok' atau produknya keluar dengan sedikit lebih banyak tekanan? Karena yang diperlukan saat ini adalah market share pada segmen high-tech.”
Yang mengganggu Kolb adalah keamanan dari tekanan tinggi pada kaleng. Kolb tidak mempunyai pengetahuan tentang seberapa berbahayanya high pressure itu atau apakah yang Simmons loloskan itu benar-benar aman. Data dari perusahaan kaleng yang telah diberikan kepada Hamler mengindikasikan bahwa high pressure yang ditemukan oleh inspector tidak termasuk dalam area berbahaya. Tetapi, inspector hanya menggunakan satu sample testing procedure untuk delapan cases. Dan walaupun dia secara moral dapat menerima bahwa produknya tidak berbahaya, dapatkan dia yakin bahwa kejadian ini tidak akan terulang kembali ?
PERTANYAAN :
What general steps should Hank follow in setting up a continuous improvement program for the company? What problems will he have to overcome to make it work?
Jawaban :
Dalam continuous improvement ada dua hal penting yaitu sistem dan manusia. Sistem meliputi peralatan, pemasok, bahan, dan prosedur. Sedangkan manusia, yang dimaksudkan adalah pemberdayaan karyawan dengan melibatkan karyawan pada setiap langkah proses produksi.
Pada perbaikan dibidang sistem, perusahaan dapat menerapkan siklus PDCA, yakni
Plan / Rencana, yakni mengenali perbaikan dan membuat rencana
Do / Lakukan, yakni menguji rencana
Check / Memeriksa, yakni memeriksa apakah rencana telah berjalan dengan baik
Act / Tindakan, yakni menerapkan rencana
Sementara pada pemberdayaan karyawan, dapat dilakukan dengan antara lain :
· Membangun jaringan komunikasi yang melibatkan karyawan
· Membentuk para supervisor yang terbuka dan mendukung
· Membangun organisasi yang memiliki moral yang tinggi
· Menciptakan struktur organisasi formal sebagai tim dan lingkaran kualitas
· Memberikan tanggung jawab kualitas pada karyawan di shop floor
Hank Kolb dalam tugasnya tidak sendirian. Hank Kolb merupakan bagian dari organisasi Greasex yang saling berhubungan satu sama lain.
Beberapa problem yang kemungkinan akan terjadi adalah adanya benturan kepentingan antar departemen, yakni antara departemen produksi dengan departemen QC, antara departemen QC dan marketing, ataupun antara marketing dan produksi.
Dalam hal ini general manager atau top management mengambil peranan yaitu dalam kebijakan penyusunan dan implementasi strategi organisasi kedalam lini-lini perusahaan maupun komunikasi yang terbuka antar lini sehingga diketahui mana hal yang menjadi prioritas perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar